La gestione strutturata delle scadenze: vantaggi economici e di tutela legale - 3i group

Nell’ambito della Salute e Sicurezza sul Luogo di Lavoro, secondo l’Art.30 del D.lgs. n.81 del 2008, adottare un modello di gestione per l’adempimento degli obblighi giuridici permette l'esonero dalla responsabilità amministrativa.

La percezione delle aziende: un fardello in gestione e programmazione

E' certo che il rispetto degli obblighi stabiliti dalla legge determinano numerose problematiche che comportano un impegno dell’azienda con rilevanti oneri e responsabilità di carattere amministrativo e penale. 

Il risultato è che gran parte delle imprese declamano i costi imposti dalla normativa per la salute, sicurezza sul luogo di lavoro e tutela dell’ambiente, quali ad esempio:

la formazione dei lavoratori

l’acquisto e la gestione dei dispositivi di protezione individuale

la verifica e la manutenzione di impianti

attrezzature e macchinari

la prevenzione e protezione di incendi ed emergenze.

La stessa gestione e programmazione delle scadenze della sicurezza è percepita come un fardello, per questo, in gran parte delle imprese, avviene in maniera disarmonica o priva di logica.

Gli obblighi previsti da leggi e norme sono soggetti ad aggiornamenti costanti rendendo complesso l'adeguamento da parte dell'azienda: qui l'elenco degli adempimanti del mese di febbraio 2019.

Perché dotarsi di un sistema strutturato conviene?

Negli ultimi anni si è posta l’attenzione alle conseguenze derivanti da un management non strutturato che in termini economici e monetizzabili determinano dei costi diretti e indiretti di gran lunga superiori a quelli necessari per una consona gestione strutturata delle scadenze.

Quindi dotare l’azienda di sistemi informatici progettati per il monitoraggio delle scadenze e degli adempimenti aziendali determina, in tutti i casi, vantaggi all’impresa, sia di tipo organizzativo che economico e legale.

I vantaggi comprovati di una corretta gestione

Esempio di fasi di processo in un sistema gestionale per la segnalazione di: Identificazione del pericolo / Near Miss / Azioni di miglioramento

Una gestione strutturata delle scadenze, grazie all’utilizzo di piattaforme web, permette di migliorare l’efficienza organizzativa fornendo un management process delle scadenze e dell’intera documentazione comprovante, con benefici trasversali consistenti in:

1. riduzione al minimo del tempo dedicato alla gestione della scadenza (Time Management)
2. riduzione del rischio di non conformità dovuto a disorganizzazione e inefficienze di processo
3. riduzione al minimo dei rischi di sanzioni amministrative per mancati o tardivi adempimenti
4. riduzione al minimo delle responsabilità penali
5. garantire una efficace attività di monitoraggio e controllo con un incremento della produttività
6. miglioramento del rendimento aziendale riducendo assenteismo e problemi di salute
7. riduzione della possibilità di accadimento di infortuni e malattie professionali
8. diminuzione del premio assicurativo
9. ottimizzazione del lavoro in team nelle varie fasi del processo

Le piattaforme informatiche per la gestione delle scadenze rappresentano oggi l’unica scelta per razionalizzare i processi che disciplinano le scadenze, l’assolvimento degli adempimenti e la registrazione dei documenti certificativi e di autorizzazione, adottando strategie efficaci e capaci di fornire grandi risultati e miglioramento continuo.

In conclusione, sulla base dei benefici sopra menzionati e dei dati messi a disposizione dall’Agenzia Europea per la Salute e la Sicurezza sul Lavoro (EU-OSHA), possiamo equiparare i costi per una gestione strutturata delle scadenze nella sicurezza a dei veri e propri investimenti, con un ritorno in termini economici superiore alle risorse investite: un vero e proprio guadagno!

di Walter Russo

Mainsimlaw: il nostro sistema di gestione strutturato

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